Angielski wyraz „event” już na dobre zadomowił się w polszczyźnie. Słowo to jest bardzo popularne nie tylko w zawodowym języku specjalistów od marketingu, ale i w mowie potocznej. Określeniem „event” nazywa się spotkanie, wydarzenie lub imprezę, zaplanowaną i zorganizowaną pod kątem realizacji zamierzonego celu. Od 2021 roku sporą popularnością na rynku targów, spotkań czy konferencji zaczęły cieszyć się wydarzenia łączące doświadczenia osobiste i wirtualne. Czy eventy hybrydowe staną się przyszłością w branży MICE?
Co to jest wydarzenie hybrydowe?
Event hybrydowy to doskonały przykład rozwiązania, które stwarza możliwości połączenia ze sobą elementów sfery off-line oraz on-line w trakcie jednego wydarzenia. Spotkania hybrydowe łączą zalety zarówno imprez stacjonarnych, jak i ich wirtualnych odpowiedników. Takie projekty zapewniają uczestnikom większą elastyczność: można odwiedzić lokalizację na miejscu albo wziąć udział wirtualnie za pośrednictwem dowolnego urządzenia elektronicznego (komputera, smartfona, tabletu). W formule hybrydowej można zorganizować praktycznie każdy rodzaj eventu. Może to być na przykład seminarium, konferencja, targi, prezentacja nowego produktu, a nawet impreza integracyjna dla pracowników. Zdalni uczestnicy mogą obserwować całe spotkanie dzięki transmisji na żywo realizowanej na wybranej przez organizatora platformie. W ten sposób można dotrzeć do większej liczby osób niż podczas eventu na żywo. Dużym plusem takiego rozwiązania jest fakt, że event hybrydowy na pewno będzie tańszy w produkcji niż impreza na miejscu. Nie ma przecież potrzeby wynajmowania wielkiej sali, cateringu czy osób do obsługi. Ponadto mieszana forma spotkań pozwala wykorzystać największe zalety wydarzeń stacjonarnych, czyli możliwość budowania relacji i wywoływanie emocji. Trzeba pamiętać, że organizacja wydarzeń hybrydowych to coś więcej niż transmitowanie materiału do publiczności wirtualnej. To również tworzenie interaktywnych i angażujących doświadczeń widzów, dzięki którym spotkanie będzie wyjątkowe i zostanie zapamiętane przez wszystkich odbiorców.
Jak wygląda organizacja wydarzeń hybrydowych?
Organizacja eventu będącego połączeniem stacjonarnego wydarzenia z elementami online wymaga kompleksowego podejścia do realizacji zadania i doboru odpowiednich rozwiązań technicznych: https://bluplatform.io/wydarzenia-hybrydowe-czym-sa-i-jak-je-zorganizowac/. Gospodarz musi przede wszystkim wybrać miejsce (może to być siedziba firmy lub profesjonalne studio nagrań), zaprosić do niego prelegentów i widzów, a następnie na żywo transmitować obraz z sali na platformę webową. Organizator powinien upewnić się, że posiada sprawdzoną, stabilną platformę do transmisji online. Braki w tym obszarze mogą prowadzić do negatywnego odbioru eventu przez uczestników. Jeśli zdecydujemy się na stworzenie wydarzenia hybrydowego, musimy zadbać o to, aby zapewnić jak najlepsze doświadczenia widzów. Pomogą w tym dodatkowe funkcje i moduły platformy, oferujące możliwości aktywizacji odbiorców i interakcji z innymi uczestnikami.
Jaka jest przyszłość eventów hybrydowych?
Wydarzenia hybrydowe odgrywają ważną rolę w dzisiejszym przemyśle eventowym. Taki sposób prowadzenia spotkań na pewno stwarza nowe możliwości, dzięki którym w jednej imprezie mogą wziąć udział uczestnicy z różnych zakątków świata. Eventy hybrydowe są ciekawym i skutecznym narzędziem komunikacji, a efektywność takich projektów jest bardzo wysoka. Kluczowy jest wybór odpowiedniej technologii, zapewniającej widzom możliwość aktywnego współudziału w wydarzeniu. Zdaniem specjalistów ds. organizacji imprez eventy hybrydowe są na tyle interesującym pomysłem, że z pewnością zostaną z branży MICE na dłużej. Eksperci dostrzegają w nich ogromny potencjał w zwiększaniu atrakcyjności organizowanych wydarzeń. Wiele wskazuje na to, że takie rozwiązanie będzie można z powodzeniem stosować przez wiele kolejnych lat. Spotkania hybrydowe zostaną więc z nami na dłużej.